Commissie voor Onderzoek van de Rekening 16 mei 2018 - woensdag 16 mei 2018

Orgaan:
Statencommissie-Onderzoek van de Rekening (COR)
Locatie:
Weidezaal
Datum:
woensdag 16 mei 2018
Aanvang:
10:30 uur
Eindtijd:
12:00  uur
Contactpersoon:
Statengriffie
Telefoon:
070 441 6497
E-mail:
statengriffie@pzh.nl
Terug
1.

Opening procedurevergadering

Sub-agendapunten

  1. Opening en mededelingen

    Gedeputeerde Baljeu is in verband met een bestuurlijke missie naar China, niet aanwezig. Namens GS is gedeputeerde Weber aanwezig.

  2. Besluitenlijst vorige vergadering

    Voorstel:
    De conceptbesluitenlijst van de procedurevergadering van 14 februari 2018 vaststellen.

    Stukken
    1. Conceptbesluitenlijst procedurevergadering COR 14 februari 2018_pdf
  3. Ingekomen stukken

    De nummers voor de titels verwijzen naar de lijst met bijgevoegde stukken die u onderaan dit agendapunt aantreft. De ongenummerde titels zijn ter bespreking geagendeerd en zijn te vinden bij agendapunt 5, bespreekstukken.

    Van Gedeputeerde Staten ontvangen

    (-) Jaarstukken 2017
    In de jaarstukken legt het college van GS verantwoording af over het wel of niet bereiken van maatschappelijke doelen, de inzet van de afgesproken prestaties en het resultaat daarvan en de inzet van middelen. De behandeling van de jaarstukken in de Commissie voor Onderzoek van de Rekening heeft als doel een advies te geven aan Provinciale Staten over de kwaliteit van de jaarstukken.
    Voorstel:
    Bespreken in de aansluitende overlegvergadering (agendapunt 5a).

    (-) Brief van gedeputeerde Baljeu over antwoorden technische vragen en erratum bij de jaarstukken
    Voorstel:
    Betrekken bij de bespreking in de aansluitende overlegvergadering (agendapunt 5a).

    (-) GS-brief met reactie op accountantsverslag 2017
    In de brief wordt ingegaan op de belangrijkste controlebevindingen van de accountant.
    Voorstel:
    Bespreken in de aansluitende overlegvergadering (agendapunt 5a).

    (1-3) GS-brief onderzoekplan 2018 Eenheid Audit en Advies
    GS biedt het onderzoeksplan 2018 en het audit charter van de Eenheid Audit en Advies ter kennisname aan. Het onderzoeksplan omvat 22 opdrachten op het gebied van provinciale bedrijfsvoering en zijn door de opdrachtgevers zelf aangereikt met het oogmerk om te leren en te verbeteren. In het audit charter zijn de regels opgenomen die van toepassing zijn bij de planning en uitvoering van deze opdrachten.
    Voorstel:
    Voor kennisgeving aannemen.

    (4-5) GS-brief rapportage beleids- en subsidie-evaluaties
    In overeenstemming met de verordening beleidsevaluaties ontvangen Provinciale Staten, gelijktijdig met de jaarstukken, de verantwoording over de voortgang van de evaluatiekalender. In de rapportage is aangegeven welke evaluaties van de kalender in 2017 wel en welke niet zijn uitgevoerd.
    Voorstel:
    Voor kennisgeving aannemen.

    Van de accountant ontvangen

    (-) Accountantsverslag 2017 en controleverklaring
    In het accountantsverslag zijn de belangrijkste controlebevindingen opgenomen. Met de controleverklaring geeft de accountant een goedkeurende verklaring af ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening 2017 en de rechtmatigheid van de gegevens waarmee de verantwoording tot stand is gekomen.
    Voorstel:
    Bespreken in de aansluitende overlegvergadering (agendapunt 5a).

    Stukken
    1. Onderzoeksplan 2018 Eenheid Audit en Advies met bijbehorende Audit charter 2018_GS-brief
    2. Onderzoeksplan 2018 Eenheid Audit
    3. Audit charter 2018
    4. Rapportage beleids- en subsidie evaluaties 2017_GS-brief
    5. Rapportage beleids- en subsidie evaluaties 2017
  4. Planning

    1. Agenderingsverzoeken
    Bij dit agendapunt kunnen commissieleden en/of fracties onderwerpen gemotiveerd aanleveren bij de commissiegriffier. Het verzoek wordt geagendeerd voor de procedurevergadering, waarna de commissie beslist of inhoudelijke bespreking plaatsvindt of dat de inzet van een ander instrument meer voor de hand ligt. Indien een onderwerp urgent is, kan het uiteraard nog aan de agenda van de aansluitende overlegvergadering worden toegevoegd.

    2. Planning
    Het bijgevoegde planningsoverzicht is geactualiseerd n.a.v. de laatste commissievergadering.
    Voorstel:
    De planning bespreken en vaststellen met betrekking tot het tijdpad, de betrokkenheid van de commissie en eventuele aanvullende activiteiten ter voorbereiding op de onderwerpen die op de planning staan.

    Stukken
    1. Planning COR 16 mei 2018_pdf
  5. Sluiting procedurevergadering

2.

Opening overlegvergadering

Sub-agendapunten

  1. Mededelingen

  2. Vaststellen van de agenda

  3. Spreekrecht

    Indien belangstellenden bij één van de agendapunten gebruik wensen te maken van de mogelijkheid om in te spreken, dan dient dit uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de vergadering te worden aangemeld bij de commissiegriffier. Dit kan telefonisch via de Statengriffie 070-441 6497 of per email: statengriffie@pzh.nl.

  4. Rondvraag

    Vragen voor de rondvraag zijn actueel, urgent en politiek. Een fractie die tijdens de vergadering ten aanzien van een rondvraag een inhoudelijk antwoord van de verantwoordelijke portefeuillehouder beoogt te verkrijgen, dient deze vraag uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de vergadering bij de commissiegriffier in te dienen.

3.

Verslag vorige vergadering

Sub-agendapunten

  1. Verslag van de vergadering Commissie Onderzoek Rekening 14 februari 2018

    Voorstel:
    Conceptverslag 14 februari 2018 vaststellen.

    Stukken
    1. Verslag van COR vergadering 14 februari 2018_pdf
4.

Besluitenlijst vorige vergadering

Sub-agendapunten

  1. Besluitenlijst overlegvergadering Commissie Onderzoek Rekening 14 februari 2018

    Voorstel:
    De conceptbesluitenlijst van de overlegvergadering van 14 februari 2018 vaststellen

    Stukken
    1. Conceptbesluitenlijst overlegvergadering COR 14 februari 2018_pdf
5.

Bespreekstukken

Sub-agendapunten

  1. Jaarstukken 2017

    Portefeuillehouder: gedeputeerde Weber (bij afwezigheid van gedeputeerde Baljeu)

    Toelichting:
    De bespreking van de Jaarstukken 2017 in de Commissie voor Onderzoek van de Rekening heeft tot doel een advies te geven aan Provinciale Staten over de kwaliteit van de jaarstukken. De commissie wordt hierbij ondersteund door de accountant, het Accountantsverslag 2017 en de Controleverklaring van de accountant. In het accountantsverslag 2017 zijn conclusies opgenomen over: de getrouwheid en de rechtmatigheid, de financiële positie, de interne beheersing, de kwaliteit van de verslaglegging, de verbonden partijen, de voorspellende waarde van de begroting, subsidies, het eigen vermogen, voorzieningen, memoriaalboekingen en het integraal management.
    Tijdens de bespreking kunnen de volgende onderwerpen aan de orde komen:
    - Discussie- en vragenronde over de (kwaliteit) van de Jaarstukken 2017 met GS en de accountant.
    - Bespreken van het accountantsverslag 2017, de controleverklaring en de reactie van GS op het accountantsverslag.
    - Aangeven of de commissie een advies wenst uit te brengen aan PS, en zo ja, op welke wijze en waarover.
    Bij de bespreking kunt u betrekken de brief van gedeputeerde Baljeu met antwoorden op technische vragen en het erratum bij de jaarstukken 2017.

    Stukken
    1. Jaarstukken 2017_Statenvoorstel
    2. Jaarstukken 2017
    3. Brief van Gedeputeerde Baljeu met Beantwoording technische vragen Jaarstukken 2017 deel 1 en erratum Jaarstukken 2017 (nagezonden)
    4. Controleverklaring accountant jaarrekening 2017
    5. Accountantsverslag provincie Zuid-Holland
    6. GS-brief Reactie op accountantsverslag 2017
  2. Evaluatie dienstverlening Deloitte in relatie tot verlenging overeenkomst

    Portefeuillehouder: gedeputeerde Weber (bij afwezigheid van gedeputeerde Baljeu)

    Toelichting:
    Provinciale Staten hebben bij besluit van 29 juni 2016, nr. 6911 Deloitte aangewezen als accountant van de provincie Zuid-Holland zoals bedoeld in artikel 217 van de provinciewet. De overeenkomst met de accountant is aangegaan met ingang van 1 augustus 2016 voor een periode van twee jaar met een optie om deze tweemaal één jaar te verlengen. Eén en ander is in overeenstemming met artikel 2, lid 1 van de controleverordening. De eerste mogelijkheid tot verlenging van de overeenkomst is 1 augustus 2018.
    U wordt gevraagd in commissieverband en met GS van gedachten te wisselen over de kwaliteit van de dienstverlening van Deloitte en een uitspraak te doen over de optie om de overeenkomst voor de eerste keer met één jaar te verlengen. Voor dit agendapunt zijn geen vergaderstukken.

6.

Sluiting

Uitgelicht

Zoeken