Agenda COR - woensdag 04 december 2019

Orgaan:
Statencommissie-Onderzoek van de Rekening (COR)
Locatie:
Landschapszaal (nieuw)
Datum:
woensdag 04 december 2019
Aanvang:
10:00 uur
Eindtijd:
12:00  uur
Contactpersoon:
Ellen Pieters
Telefoon:
070 441 7507
E-mail:
e.pieters@pzh.nl
Terug
1.

Opening procedurevergadering(Agendapunt ingeklapt)

Sub-agendapunten

  1. Opening en mededelngen(Agendapunt ingeklapt)

  2. Besluitenlijst vorige vergadering(Agendapunt ingeklapt)

    Voorstel:
    De besluitenlijst van de procedurevergadering van 18 september 2019 vaststellen.

    Stukken
    1. Conceptbesluitenlijst procedurevergadering COR 18 september 2019
  3. Ingekomen stukken(Agendapunt ingeklapt)

    De nummers voor de titels verwijzen naar de lijst met bijgevoegde stukken die u onderaan dit agendapunt aantreft. De ongenummerde titels zijn ter bespreking geagendeerd en zijn te vinden bij agendapunt 5, bespreekstukken.

    Van Gedeputeerde Staten ontvangen:

    (-) Brief van GS inzake inhoudelijke reactie op de Boardletter 2019
    GS hebben een inhoudelijke reactie opgesteld met betrekking tot de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen uit de Boardletter.
    Voorstel: bespreken in de aansluitende overlegvergadering (agendapunt 5.a).

    (1) Managementletter 2019
    De Managementletter is ter informatie aan de commissieleden aangeboden. In deze Managementletter worden door de accountant operationele zaken benoemd die met name bestemd zijn voor het Directieteam. De bestuurlijke punten uit deze Managementletter zijn door de accountant opgenomen in de Boardletter.
    Voorstel: de brief voor kennisgeving aannemen.

    (2) Brief van gedeputeerde Baljeu met Beantwoording vragen naar aanleiding van Onderzoeksplan 2019 EAA
    Voorstel: voor kennisgeving aannemen.

    Van de Accountant ontvangen

    (-) Boardletter 2019 provincie Zuid-Holland
    Accountant Deloitte heeft, als onderdeel van de controle van de Jaarrekening 2019, de interim-controle voor de provincie Zuid-Holland uitgevoerd. In deze Boardletter zijn de bevindingen en aanbevelingen opgenomen.
    Voorstel: bespreken in de aansluitende overlegvergadering (agendapunt 5.a).

    Van derden ontvangen:

    (3) Brief van de heer Verhoef over Begroting 2020 van de provincie Zuid-Holland
    Voorstel: voor kennisgeving aannemen.

    Stukken
    1. Managementletter 2019
    2. Brief van gedeputeerde Baljeu inzake Beantwoording vragen nav Onderzoeksplan 2019 Eenheid Audit en Advies
    3. Brief van de heer Verhoef over Begroting 2020 van de provincie Zuid-Holland
  4. Planning(Agendapunt ingeklapt)

    1. Agenderingsverzoeken
    Bij dit agendapunt kunnen commissieleden en/of fracties onderwerpen gemotiveerd aanleveren bij de commissiegriffier. Het verzoek wordt geagendeerd voor de procedurevergadering, waarna de commissie beslist of inhoudelijke bespreking plaatsvindt of dat de inzet van een ander instrument meer voor de hand ligt. Indien een onderwerp urgent is, kan het uiteraard nog aan de agenda van de aansluitende overlegvergadering worden toegevoegd.

    2. Planning
    Voorstel:
    De planning bespreken met betrekking tot het tijdpad, de betrokkenheid van de commissie en eventuele aanvullende activiteiten ter voorbereiding op de onderwerpen die op de planning staan.

    Stukken
    1. Planning COR 4 december 2019
2.

Opening overlegvergadering(Agendapunt ingeklapt)

a. Mededelingen

b. Vaststellen van de agenda

c. Spreekrecht
Indien belangstellenden bij één van de agendapunten gebruik wensen te maken van de mogelijkheid om in te spreken, dient dit uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de vergadering te worden aangemeld bij de commissiegriffier. Dit kan telefonisch: 070 4417507 of per email: e.pieters@pzh.nl.

d. Rondvraag
Vragen voor de rondvraag zijn actueel, urgent en politiek. Een fractie die tijdens de vergadering ten aanzien van een rondvraag een inhoudelijk antwoord van de verantwoordelijke portefeuillehouder beoogt te verkrijgen, dient deze vraag uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de vergadering bij de commissiegriffier in te dienen.

3.

Verslag vorige vergadering(Agendapunt ingeklapt)

Sub-agendapunten

  1. Conceptverslag overlegvergadering 18 september 2019(Agendapunt ingeklapt)

    Voorstel:
    Het verslag vaststellen.

    Stukken
    1. Conceptverslag vergadering Commissie voor Onderzoek van de Rekening 18 september 2019
4.

Besluitenlijst vorige vergadering(Agendapunt ingeklapt)

Sub-agendapunten

  1. Conceptbesluitenlijst overlegvergadering 18 september 2019(Agendapunt ingeklapt)

    Voorstel:
    De besluitenlijst vaststellen.

    Stukken
    1. Conceptbesluitenlijst overlegvergadering COR 18 september 2019
5.

Bespreekstukken(Agendapunt ingeklapt)

Sub-agendapunten

  1. Boardletter 2019(Agendapunt ingeklapt)

    Portefeuillehouder: gedeputeerde Baljeu

    Toelichting:
    De accountant van de provincie Zuid-Holland, Deloitte, heeft een interim-controle van  de Jaarrekening 2019 uitgevoerd. Deze controle is voornamelijk gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle.
    In de Boardletter is ingegaan op relevante thema's in het perspectief van de accountantscontrole, te weten:
    1. Beheersing van investeringsprojecten
    2. Voorziening groot onderhoud MeerJarenOnderhoudsPlan gebouwen
    3. Beleid rondom reserves
    4. Monitoring en risico's verbonden partijen
    5. Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2019 - Kredietbewaking en Projectbeheersing

    GS hebben een inhoudelijke reactie opgesteld met betrekking tot de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen uit de Boardletter.
    Bij de behandeling van de Jaarstukken 2019 zal de gedeputeerde aan de commissie verslag doen van de voortgang van de acties naar aanleiding van de in de Boardletter geformuleerde aanbevelingen.

    Aan de commissie wordt gevraagd de Boardletter met de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen met de accountant te bespreken. Daarnaast wordt aan de commissie gevraagd op basis van de bespreking speerpunten te formuleren ten behoeve van de controlewerkzaamheden en met de accountant te bespreken op welke wijze deze speerpunten gerapporteerd worden in het accountantsverslag.

    Stukken
    1. Boardletter 2019
    2. Brief van GS inzake Inhoudelijke reactie op de Boardletter 2019
  2. Mondelinge toelichting op de aanbestedingsprocedure accountancydiensten(Agendapunt ingeklapt)

    Toelichting:
    In de Statenvergadering van 25 september 2019 zijn de leden van de Adviescommissie inzake aanbestedingsprocedure accountancydiensten benoemd. Deze adviescommissie heeft de opdracht om namens Provinciale Staten in samenwerking met Gedeputeerde Staten de openbare aanbesteding van een accountancydienst voor te bereiden. De commissie bestaat uit de volgende Statenleden: de heer Bruijn, mevrouw Van der Lubbe en de heer Van Pareren. Zij geven in deze vergadering een korte toelichting op de meest recente stand van zaken met betrekking tot het aanbestedingsproces.

6.

Sluiting(Agendapunt ingeklapt)

Uitgelicht

Zoeken